บริการสแกนเอกสารทั่วไป

สแกนเอกสารทั่วไป

    บริการสแกนเอกสารทั่วไป เอกสารจำนวนมากภายในองค์กร ซึ่งเอกสารส่วนใหญ่จะมีขนาด A4, A3, F14 เช่น เอกสารประวัตินักศึกษา เอกสารใบสมัครสมาชิก เอกสารฝ่ายบุคคล เอกสารประกันภัย เอกสารเวชระเบียน เอกสารหน่วยงานราชการ แบบสอบถาม รายงาน แบบฟอร์ม เอกสารด้านบัญชี เอกสารสัญญาต่างๆ เอกสารหน่วยงานราชการ ฯลฯ บันทึกเป็น PDF   หรือ TIFF File 

  Why?? Scan Documents

     - เพิ่มพื้นที่ว่างให้กับสำนักงาน
     - ประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก ในการจัดการเอกสาร
     - สามารถเข้าถึงข้อมูล เอกสารได้ทันที
     - ป้องกัน ข้อมูลสูญหายจากภัยต่างๆ
     - สามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย
     - ประหยัด สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้

  รูปแบบการให้บริการ
      จะแบ่งตามสถานที่ในการดำเนินงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 แบบคือ

1. แบบ Onsite Service
     ทางบริษัทฯ จะทำการจัดตั้งสถานที่ทำงาน และติดตั้งอุปกรณ์ที่จำเป็นในการทำงาน ณ. ที่สำนักงานของลูกค้า ซึ่งจำเป็นต้องมีพื้นที่ในการทำงาน ที่เหมาะสมกับจำนวนเจ้าหน้าที่ และจำนวนอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน ซึ้งพื้นที่แต่ละโครงการ จะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารและจำนวนเจ้าหน้าที่ และใช้พื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร จัดเตรียมเอกสาร สแกนเอกสาร และตรวจสอบเอกสารตามขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้ได้ผลงานที่มีคุณภาพมากที่สุด

2. แบบ Offsite Service
     สำหรับลูกค้่าที่ไม่มีพื้นที่ในการทำงานที่เพียงพอ ให้ทางบริษัทฯ เข้าไปดำเนินงาน เรามีศูนย์สแกนเอกสารที่ได้มาตรฐาน พร้อมกับเจ้าหน้าที่มีความรู้ความสามารถและประสบการณ์ และเครื่องมือที่ได้มาตรฐาน รองรับเอกสารประเภทต่างๆ ทำให้งานของท่านเสร็จตามระยะเวลาและมีคุณภาพ พร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อให้ท่านได้มั่นใจ และบริการรับ-ส่งเอกสารฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
    ความปลอดภัยข้อมูลของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่สุด จึงได้มีสัญญาว่าด้วยการไม่เปิดเผยข้อมูล (NON-DISCLOSURE AGREEMENT) ทั้งสองฝ่าย เพื่อให้ลูกค้าที่ใช้บริการได้ความมั่นใจเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารมากที่สุด

  อัตราค่าบริการ
      อัตราค่าบริการจะขึ้นอยู่กับรายละเอียดของงานแต่ละโครงการซึ่งจะพิจารณาจากความยากง่ายของเอกสารและรายละเอียดต่างๆ  เช่น
     1. สถานที่ในการทำงาน
     2. ประเภทของเอกสารและจำนวนหน้า
     3. ขนาดของเอกสาร
     4. ความยากง่ายต่อการสแกนเอกสารต่อชุด
     5. การจัดเก็บ File ข้อมูล
     6. การจัดทำ Index
     7. การส่งมอบข้อมูล

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
   081 424 7433
   info@iconversion.co.th
   @iconversion

  ตัวอย่างรายละเอียดงานสแกนเอกสาร (Scope of work)
     1. เอกสาร Credit Approve ขนาด A4 จำนวน 216,000 หน้า
     2. สแกน ขาว-ดำ ความละเอียด 300 dpi
     3. บันทึกเป็น Pdf (1 File ต่อ 1 ราย) จัดเก็บตาม Folder ที่กำหนด
     4. บันทึกชื่อ File ตามรหัสหรือชื่อของลูกค้า
     5. ส่งมอบงานเป็น DVD จำนวน 1 ชุด
     6. ดําเนินงานที่ บริษัท ไอคอนเวอร์ชั่น จํากัด
     7. ระยะเวลาส่งมอบงาน 3 เดือน
     8. รับประกันผลงานเป็นระยะเวลา 1 ปี
     9. รับประกันความปลอดภัยข้อมูล

ขั้นตอนการทำงานสแกนเอกสาร iConversion

บริษัทฯ จะแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นส่วนต่างๆ ตามวิธีการทำงาน
เพื่อง่ายต่อการควบคุมในแต่ละขั้นตอนของการทำงาน ดังนี้

1. การรับเอกสาร   

     เจ้าหน้าที่บริษัทฯ จะเบิกเอกสารจากทางเจ้าหน้าที่ โดยจะมีการลงบันทึกการรับส่งเอกสารในแบบฟอร์มรับ-ส่งเอกสาร พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่การรับ-ส่งเอกสารทั้ง 2 ฝ่ายทุกครั้ง

2. การจัดเตรียมเอกสาร

     2.1  เตรียมเอกสารให้พร้อมก่อนการสแกน
     2.2  แยกเอกสารออกจากแฟ้ม หรือจากเล่มที่เย็บไว้  แกะลวดเย็บกระดาษ คัดแยกเอกสาร เป็นชุด ๆ
     2.3  ทำความสะอาดและปัดฝุ่นเอกสาร ถ้าเอกสารแผ่นใดชำรุด  ฉีกขาด  เจ้าหน้าที่จะการซ่อมแซมให้เรียบร้อยก่อนทำสแกน

3. การสแกนเอกสาร

     3.1 เจ้าหน้าที่ Scan จะตรวจความเรียบร้อยของเอกสารก่อนทำการ Scan และจะตรวจสอบภาพที่ Scan ระหว่างการทำงาน เพื่อความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลภาพที่ Scan
     3.2 ใช้เครื่องสแกนเนอร์แบบ Auto Feed  ซึ่งสามารถสแกนเอกสารได้ทั้งสีและขาว-ดำ ใช้สำหรับสแกนเอกสารในแบบที่ Feed ได้
     3.3 ใช้เครื่องสแกนเนอร์แบบ Flatbed ซึ่งสามารถสแกนเอกสารได้ทั้งสีและขาว-ดำ ใช้สำหรับสแกนเอกสารในแบบที่ไม่สามารถ Feed ได้
     3.4 ใช้เครื่องสแกนเนอร์ขนาด A0  ซึ่งสามารถสแกนเอกสารขนาด A2-A0 ทั้งสีและขาว-ดำ สำหรับเอกสารที่มีขนาดใหญ่
     3.5 บันทึก file เป็น tiff pdf jpeg) และจัดเก็บตาม Folder ที่ต้องการ
     3.6 สแกนแยกสีตามเอกสารจริง ขาวดำ หรือ สี  ความละเอียด 300 Dpi
     3.7 แกะเอกสาร และเข้าเล่มเอกสารกลับคืน (ที่เย็บกระดาษ กระดูกงู ) ตามต้นฉบับ
     3.8 การสแกนเอกสาร กระดาษไม่เอียง และไม่กลับด้าน
     3.9 ภาพสแกนที่ได้คมชัดสามารถอ่านเนื้อหาได้ชัดเจน เทียบเท่าต้นฉบับ 

4. การตรวจสอบคุณภาพและความถูกต้อง(QC)

     4.1 ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลภาพ และความครบถ้วนของจำนวนข้อมูล เพื่อความถูกต้องที่สุด 
     4.2 เอกสารที่ไม่ผ่าน QC เช่น ภาพไม่คมชัด หรือเอียง จะถูกส่งไปทำการ Scan ใหม่

5. จัดทำดัชนี(Index)  

     จัดทำดัชนี(Index)ตามที่กำหนด พร้อมตรวจสอบความถูกต้อง

6. การส่งคืนเอกสาร

     6.1 เจ้าหน้าที่ทำการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มแต่ละแฟ้มตามต้นฉบับ เตรียมส่งคืน
     6.2 เจ้าหน้าที่ส่งเอกสารคืน พร้อมทั้งลงบันทึกการรับส่งเอกสารในแบบฟอร์มรับ-ส่งเอกสาร พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่การรับ-ส่งเอกสารทั้ง 2 ฝ่าย

7. การจัดทำ Report

     บริษัทฯจะจัดส่งรายงานเพื่อแสดงความคืบหน้า โดยรายงานจะมี 2 แบบคือ
       1. รายงานแสดง จำนวนหน้าเอกสารและจำนวนแฟ้มทีสแกนได้ในแต่ละวัน
       2. รายงานแสดง จำนวนหน้าเอกสารและจำนวนแฟ้มทีสแกนได้ทั้งหมด

8. การส่งมอบผลการสแกนเอกสาร

     1. กำหนดส่งงานให้ตรวจสอบเป็นงวด ๆ
     2. ส่งมอบไฟล์ทั้งหมดเป็นแผ่น DVD, HDD, Flash Drive หรือลงระบบจัดเก็บเอกสาร
     3. ระยะเวลาดำเนินงานจะขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารและรายละเอียดงาน

9. การรับเอกสารและการส่งคืนเอกสาร

     ทางบริษัทได้วางแผนงานในขั้นตอนการรับแฟ้มเอกสารและการคืนแฟ้มเอกสาร ดังนี้
       1. เจ้าหน้าที่จะไปรับเอกสารจากเจ้าหน้าที่
       2. บรรจุลงกล่องรับเอกสารและตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสาร
       3. บันทึกจำนวนแฟ้มเอกสารที่รับมาในแต่ละครั้ง โดยจะมีการลงบันทึกการรับส่งเอกสารในแบบฟอร์มรับ-ส่ง เอกสาร พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่การรับ-ส่งเอกสารทั้ง 2 ฝ่ายทุกครั้ง
       4. เมื่อผ่านขั้นตอนการทำงานต่างๆ เสร็จแล้วจะส่งคืนเอกสารทั้งหมดในแต่ละครั้ง โดยจะมีการลงบันทึกการส่ง
     เอกสารคืนในแบบฟอร์มรับ-ส่งเอกสาร พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่การรับ-ส่งเอกสารทั้ง 2 ฝ่ายทุกครั้ง

10. จำนวนเจ้าหน้าที่ ประสบการณ์และความชำนาญของบุคลากร 

     บริษัทจะจัดเจ้าหน้าที่ที่จะปฏิบัติงานให้เพียงพอต่อการทำงานและดำเนินการและมีการแบ่งหน้าการทำงานของผู้ปฏิบัติงานซึ่งจะมีเจ้าหน้าที่ดังต่อไปนี้
     1. เจ้าหน้าที่ควบคุมการทำงาน
     2. เจ้าหน้าที่เตรียมเอกสารและจัดเก็บเอกสาร 
     3. เจ้าหน้าที่ทำงานในขั้นตอนการ Scan เอกสาร
     4. เจ้าหน้าที่สำหรับตรวจสอบข้อมูลภาพ
     5. เจ้าหน้าที่จัดทำ Index
     โดยเจ้าหน้าที่ 1 คนอาจสามารถทำงานได้หลายงานตามความเหมาะสมของลักษณะงานและ ทั้งนี้จำนวนเจ้าหน้าที่อาจจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสาร และระยะเวลา ในกรณีที่บริษัทฯคาดว่าจะมีความล่าช้าในการปฏิบัติงานหากดำเนินการทำงานตามจำนวนเจ้าหน้าที่ที่มีอยู่ บริษัทฯสามารถจัดหาเจ้าหน้าที่เพิ่มเติมเพื่อช่วยให้สามารถทำงานได้เสร็จตามเวลาได้ ซึ่งจำนวนเจ้าหน้าที่ที่บริษัทฯจะจัดหามาเพิ่มและการขยายเวลาในการทำงานหลังเวลางานปกติตลอดจนถึงการขยายเวลาการทำงานในวันหยุดนั้นบริษัทฯจะพิจารณาตามระยะเวลาและจำนวนงานที่เหลืออยู่ระยะเวลาดำเนินงานและการส่งมอบงาน

11. การรับประกันผลงาน

     การรับประกันไฟล์เอกสารที่สแกนแล้วและได้ส่งมอบในโครงการ เป็นระยะเวลา 1 ปี

    สอบถามราคาก่อนได้ ราคาไม่แพง!!
      081 424 7433
      info@iconversion.co.th
      @iconversion